협업툴, 어떻게 사용하면 좋은가?

박지순 발행/편집인 승인 2020.03.18 20:24 의견 0

코로나19로 인해 재택근무가 늘어나면서 협업툴들이 주목받고있다. 

재택근무는 반드시 집에서 일해야 하는 것은 아니기에 원격근무 형태라고 할 수 있다. 팀단위로 동일한 장소에서 일하는 기업시스템에서 원격으로 일하기 위해서는 가상의 팀 공간이 필요하다.

현재도 업무효율을 위해서 메신저툴을 활용하여 팀단위 대화방을 만든다. 또한 관련된 일을 함께 하는 직원들의 프로젝트 방을 만들어서 보다 빠르게 정보를 공유하고 업무 진행상황을 파악한다.

이러한 업무방식으로 인해 주말에도 메신저를 확인해야 하고 업무지시를 받는 등의 스트레스가 생겼다. 특히 기업 임원의 경우 오너와 함께 있는 단체대화방은 항시 주시해야 하고 즉시 답을 해야한다.

이미 일부 직장인들은 대화방에 갇혀서 퇴근 이후에 혹은 주말에 원격근무를 하고 있다. 문제는 이러한 메신저가 사생활과 뒤섞여 공과 사를 구분하기 힘들어졌다. 지금이야 대화를 지울 수 있는 기능이 있지만 전에는 한번 잘못 보내면 돌이킬 수 없었다. 

그 해결책으로 해외기업들은 기업전용 메신저인 슬랙(slack)의 활용도가 높아졌고 중견기업 이상은 사내 메신저를 구축했다. 사내 메신저를 구축하기 힘든 기업들을 위해서 카카오아지트, 라인웍스,잔디 등이 기업 및 단체 서비스를 제공하고 있고 이들의 특징은 메신저 기능을 중심으로 메일,캘린더,위키 등 다른 서비스를 포진시켰다. 

잔디의 경우 단순 대화방이 아닌 토픽을 주제별로 만들어 보다 효과적인 협업을 구현한다.

협업을 위해서는 문서를 클라우드 기반으로 공유하며 공동으로 작업할 수 있는 툴이 필요한데 구글이나 마이크로소프트는 구글드라이브,원드라이브를 중심으로 메신저 및 화상회의 등으로 확장했다.

구글지스위트와 MS팀스는 메신저,메일,캘린더,드라이브,위키 등 종합적인 서비스를 구축했다.

그런데 구성원들 간의 커뮤니케이션이나 문서공유는 원활하게 이루어졌지만 프로젝트의 진행상황을 시각적으로 보여주지는 못했다. 

이 부분을 구현한 것이 대표적으로 트렐로와 지라이다. 이들은 칸반(KANBAN)방법론을 기반으로 업무를 작게 분할하여 카드에 기록하고 보드에 게시한다. 보드는 워크플로우( Work-flow)를 시각적으로 구현하여 실제 업무가 어느 진행단계인지 알 수 있다.

이러한 이슈중심의 협업툴은 플로우,드롭박스페이퍼,아사나,깃허브 등 셀수 없이 많다.

칸반(Kanban)방법론

위에서 언급한 협업툴은 각기 장단점을 가지고 있는데 그들의 장점을 결합하여 사용한다고 해도 문제가 발생한다.

예를 들면 메신저는 슬랙, 업무관리는 트렐로를 사용하면 연동은 되지만 슬랙 이외의 메신저를 하나 더 사용하고 있거나 메일로 외부와 소통한다면 트렐로나 슬랙은 또 하나의 업무툴로서 존재하게 된다.

기업에서 두레이 혹은 콜라비를 사용해도 해당 시스템 내에서만 최적화되어 있어서 문제점은 여전히 남아있다.

그외에도 보안문제,그룹웨어와의 호환성,효율성보다는 관리에 중점을 두는 시각 등도 함께 존재한다.

하지만 전체 업무의 플로우를 한눈에 파악하면서 구성원과 지속적인 소통을 한다는 점에서 위에 열거한 협업툴은 일 잘하는 방식의 하나로서 사용해볼 가치가 있다.   

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